Pour clôre l’année en beauté avec Néthris

Si vous êtes comme la majorité des entrepreneurs québécois, l’exercice financier de votre entreprise se termine le 31 décembre 2018. Hélas, les sourires, les embrassades, les festins des fêtes de fin d’année sont souvent assombris par les tracas liés à l’impôt. Quels documents devez-vous fournir ? À quel moment faut-il les transmettre ? Pour vous guider dans ce casse-tête, voici un court aide-mémoire évoquant vos principales obligations fiscales.

• Au plus tard le 28 février 2019, n’oubliez pas de distribuer à vos employés leurs feuillets d’impôt (T4 et Relevé 1). Ceux-ci font état aux gouvernements provincial et fédéral des revenus annuels d’emploi de chaque membre de votre équipe.

Les feuillets d’impôt peuvent être partagés en ligne à condition que vous utilisiez un portail sécurisé. Pour les transmettre par courriel, notez qu’il est nécessaire d’obtenir le consentement écrit de vos travailleurs. Les documents fédéraux rendus en main propre ou envoyés par la poste doivent être remis en deux exemplaires.

Cliquez sur les liens suivants pour connaître toutes les informations que vous devez indiquer sur les T4 et Relevé 1 ou pour obtenir des modèles de présentation.

• Au plus tard le 28 février 2019, prenez aussi soin de produire les rapports qui détaillent toutes les cotisations à différents régimes et l’impôt que vous avez retenus sur les salaires de vos employés en 2018. Vous pouvez remplir le Sommaire Relevé 1 sur le site de Revenu Québec via votre portail d’entreprise et le Sommaire T4 sur le site de l’Agence du revenu du Canada grâce à des formulaires électroniques. Assurez-vous également qu’il ne vous reste plus de remises gouvernementales à verser à cette date.

• Avant le 15 mars 2019, faites parvenir à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CNESST) une déclaration des salaires que vous avez payés. Votre prime d’assurance annuelle relative à la santé et à la sécurité sera calculée à partir de ce document. Accédez à votre espace client pour transmettre toute l’information nécessaire.

• Avant le septième mois qui suit la fin de votre année d’imposition, acheminez votre déclaration de revenus. Vous pouvez produire une version manuscrite ou électronique, en utilisant l’un des sept logiciels spécialisés autorisés par Revenu Québec.

Les états financiers et tous les certificats et attestations relatifs aux demandes de crédits d’impôt de votre entreprise doivent accompagner votre demande de déclaration de revenus. Tous les formulaires que vous devrez joindre sont disponibles sur le site internet de Revenu Québec. Prenez note que les registres et pièces justificatives doivent être conservés en lieu sûr pendant un peu plus de six ans, en cas de vérification.

Conseil d’expert

Chez Nethris, nous savons qu’être propriétaire d’une franchise ne vous contraint pas forcément à demander les services d’un comptable. Pour produire ses feuillets, ses sommaires et sa déclaration de revenus sans difficulté, il suffit d’être méthodique, prévoyant et organisé tout au long de l’année fiscale. « Les entrepreneurs qui prennent 15 minutes par semaine pour classer leurs factures, mettre à jour leurs livres comptables et leurs registres des salaires se plieront plus facilement aux exigences de l’impôt », croit notre équipe d’experts de la paie.

Fait incontestable, plus l’on est discipliné, moins la fin d’année est une épreuve. La production des feuillets T4, par exemple, peut être ressentie comme une torture si les dossiers d’employés n’ont pas été remplis au moment de chaque embauche. Retrouver le numéro d’assurance sociale d’un caissier qui n’a complété que deux semaines de travail avant de démissionner peut être une vraie partie de plaisir. « Conservez dans un endroit sécurisé le nom, l’adresse, la date de naissance et le numéro d’assurance sociale de tous vos travailleurs », rappellent nos spécialistes à tous les gestionnaires de PME.

Notre meilleur conseil ? Consultez les sites internet gouvernementaux pour être informés de ce que doivent contenir tous les rapports à transmettre et contactez le service à la clientèle si des questions persistent. Tous les rapports fiscaux peuvent être produits en ligne. Il suffit de remplir les canevas destinés à cet effet.