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« Mieux vaut prévenir que guérir! » Cette maxime est aussi bonne dans la vie de tous les jours qu’en affaires! En effet, une gestion efficace de son entreprise passe nécessairement par une planification rigoureuse des opérations pour faire face au niveau d’activités des prochains mois. Or, le point de départ de cette planification est sans aucun doute l’élaboration d’un budget de caisse.
Qu’est-ce que le budget de caisse?
Le budget c’est l’ensemble des entrées et des sorties de fonds prévisionnelles de l’entreprise en fonction du volume d’activités anticipées à court ou à moyen terme. On peut établir un budget hebdomadaire, mensuel ou annuel. Toutefois, il est recommandé de ne pas se projeter au delà d’une période de 24 mois pour planifier son budget afin de rester réaliste avec les données du marché.
À quoi sert le budget?
D’une part, le budget permet de dresser un portrait du niveau d’activités à venir de l’entreprise et de l’incidence de celui ci sur les opérations et les finances de l’entreprise. Également, une fois le budget établi, celui ci devient en quelque sorte les objectifs à atteindre en ce qui a trait aux revenus et aux balises à respecter pour ce qui est des dépenses. Le budget devient alors un important outil de gestion et de mesure de performance. Il est donc primordial d’y faire référence périodiquement pour comparer les résultats réels avec celui ci.
Ainsi, un budget bien établi permet de contrôler ses finances, de prendre des décisions éclairées quant aux prochains investissements à faire et d’ajuster ses opérations en fonction des moyens que l’on possède réellement.
Avoir un budget peut également s’avérer être un outil indispensable, notamment lorsque vous faites une demande de financement auprès d’une institution financière. En effet, presque aucune institution financière ne vous accordera de financement à long terme sans avoir une idée de la direction que prend votre entreprise et si ses activités futures lui permettront de rembourser le prêt accordé. Un budget bien réalisé et établi par un professionnel comptable accroîtra votre crédibilité lors de la recherche de financement.
Comment créer un budget?
Établir un budget est capital pour le succès d’une entreprise. Lorsque vous le créez, vous devez effectuer une estimation de votre niveau d’activités pour les périodes à venir. C’est pourquoi vous devez prendre en compte ce que vous êtes susceptible de gagner et les dépenses prévisionnelles au cours de la période budgétaire. Il n’a pas besoin d’être compliqué; par contre, plus votre budget sera détaillé et réaliste, plus il sera facile à gérer et, en définitive, il n’en sera que plus efficace.
Pour cet exercice, il est préférable de s’entourer de personnes clés ayant des responsabilités financières dans l’entreprise pour obtenir des données justes afin d’établir un budget qui collera au mieux à la réalité opérationnelle de votre entreprise. De plus, faire participer ces personnes à la création des budgets les engagera davantage à les respecter.
Dans l’élaboration d’un budget, il faut également tenir compte de trois éléments :
- l’état des résultats qui est inclus dans les états financiers;
- le cycle d’encaissement;
- le cycle de décaissement.
Exemple : Chaque mois, je facture 10 000 $ à l’entreprise X.
Dans l’état des résultats, le montant de 10 000 $ sera inscrit chaque mois. Le cycle d’encaissement, lui, est différent; je peux permettre à l’entreprise X de me payer dans les 30 ou 60 jours suivant l’émission de la facture. Conséquemment, le montant de 10 000 $ facturé à l’entreprise X au mois de janvier ne sera encaissé qu’au mois de février ou de mars.
Il en est de même pour les dépenses. De manière générale, il y a davantage de types de dépenses que de types de revenus. Il faut donc tenir compte du cycle de décaissement qui peut varier pour tous ces types de dépenses. C’est une notion importante à comprendre, car elle peut influer sur la création du budget de caisse.
Une fois que vous êtes à l’aise avec le budget que vous avez sous les yeux, il vous faudra le comparer avec les recettes et les débours réels d’un mois à l’autre pour voir si vous êtes toujours en harmonie avec les objectifs que vous vous êtes fixés.
Afin d’utiliser votre budget efficacement, vous devrez l’examiner et le réviser fréquemment. Le budget doit être revisité chaque mois avec l’équipe afin d’avoir le pouls des opérations et d’analyser les écarts. Si écart il y a, il faudra investiguer et chercher la ou les raisons de ces écarts pour pouvoir ajuster le budget et/ou les opérations en conséquence.
Par exemple, vous devez analyser et étudier les raisons d’un manque à gagner ou encore les raisons d’un chiffre d’affaires particulièrement élevé, si vos cibles étaient trop basses. Cette analyse vous aidera à approfondir le futur budget de manière plus exacte.
L’utilisation d’un budget à jour vous permet d’être flexible et de déterminer ce qui doit être atteint au cours de la prochaine période d’établissement de budget afin de bien gérer votre PME.
Quoi retenir?
Le budget est un outil indispensable pour planifier, comparer vos niveaux d’activités, gérer votre trésorerie et assurer la pérennité de votre entreprise. Il sera la référence pour chacune de vos décisions importantes. C’est un outil qui doit être établi et revisité régulièrement.
Lors de la création et de l’utilisation d’un budget, il y a trois notions importantes à retenir :
- Prévoir son niveau d’activités pour l’exercice à venir;
- Comparer le budget avec le réel d’un mois à l’autre;
- Comprendre les écarts et ajuster le budget et/ou les opérations.
Chez Operio, nos conseillers d’affaires font parler les chiffres et vous aident à atteindre vos objectifs. Nous pouvons vous guider dans l’élaboration d’un budget et la remise en question de vos hypothèses pour que celui-ci reflète la réalité de votre entreprise afin d’avoir les meilleurs outils en main.
