La gestion des stocks en franchise

La gestion des stocks en franchise

La gestion des stocks en franchise

À qui revient la responsabilité de réaliser des bénéfices ou subir une perte?

  1. Georges Sayegh, D.S.C., Adm. A., C.M.C. du Québec et de l'Ontario, est expert-conseil en franchise et transfert de technologie et auteur de 18 livres sur les franchises et les commerces associés. Pour le rejoindre : gsayegh@gsayegh.com, Tél. : (514) 216-8458

 

Lorsque nous pensons franchise, nous ne pouvons passer outre la définition de base qui consiste à définir qu’il s’agit là d'une véritable stratégie d'entreprise permettant de développer un réseau d'établissements dans les secteurs commerciaux et industriels. Tout cela en s'appuyant sur les divers leviers de marketing, d'aspects financiers, d'aspects opérationnels, et de ressources humaines, qui doivent être innovateurs. Ceci s'opère par le transfert d'un savoir-faire qui est lui-même original, distinctif, reproductible, protégeable, performant, et, tout à la fois transférable et durable, ce qui assure l’expansion autant que la pérennité. Le franchisage fait également appel à des entrepreneurs indépendants qui désirent se regrouper sous une ou plusieurs enseignes communes, par une démarche de marketing cohérente et complète, visant un sain partage des bénéfices. Ce partage de bénéfices comporte une formule de rémunération réciproque pour les services rendus ou obligations remplies. Tout cela dans une formule que le franchiseur doit constamment contrôler et améliorer. C’est ce que les parties (franchiseur et franchisé) s'attendent à mettre dans un écrit commercial régissant adéquatement et exhaustivement leur relation commerciale. Il s’agit là du contrat de franchise.

 

Un des éléments que nous examinerons dans cet article couvre la gestion des stocks d'une façon saine et rentable. Pour ce, nous nous référons alors aux matières premières, aux produits en cours de fabrication et / ou aux produits finis qui sont considérés comme faisant partie des actifs d'une entreprise qui sont prêts ou seront prêts à être vendus. Ce stock de produits représente l'un des actifs importants d'une entreprise.

 

L'application de techniques allégées, tels que l'organisation simple du travail, l'utilisation de la stratégie d'attraction «pull strategy» pour gérer le réapprovisionnement, l'élimination des goulots d'étranglement dans toute la chaîne logistique, l'élimination du gaspillage, le gaspillage de temps, contribuent directement à améliorer la gestion globale de l'entreprise.

 

Peu de secteurs ont connu de tels changements sismiques au cours des dernières décennies, tel que l'explosion des magasins de ventes au détail. La consommation privée dans le domaine de la vente au détail de briques et de mortier a diminué de façon constante depuis les années 1990, où elle était d'environ 40%, et où elle est aujourd’hui à moins de 30%. Par ailleurs, les revenus ont stagné. La croissance explosive du commerce de détail en ligne a vu les demandes des clients se révolutionner, ceux-ci ayant des attentes grandissantes de disponibilité, d'informations et d'achats et ce 24/7. Ceci a eu pour effet, une sensibilisation accrue aux prix et une diversité des produits.

 

L'importance de la gestion des stocks est plus importante aujourd'hui que jamais. Et elle le devient de plus en plus. Elle couvre entre autres quatre principes (la planification des ventes, la gestion du cycle de vie, l'actualisation et la vente de feu) chacun visant à optimiser le flux à chacune des étapes du processus, de la logistique des produits du fabricant ou du fournisseur à l'entrepôt central, en passant par la logistique de livraison et enfin de mettre la marchandise sur les étagères du magasin.

 

En adoptant une vision holistique de l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement - depuis la planification des tendances saisonnières jusqu'à la vente de la marchandise au client, chacun de ces quatre principes aide à mettre en place un processus de vente au détail Optimisé, Profitable et Durable.

 

La planification des ventes, la gestion du cycle de vie, l'actualisation et la vente de feu à travers des «zones de compensation» - un contrôle et une gestion plus stricte de l'ensemble du processus de vente, éliminent le gaspillage à chaque étape. La logistique optimisée et le réapprovisionnement des stocks juste-à-temps (Just in time) contribuent à réduire les besoins de capacité de stockage ainsi qu’à réduire, ou même éliminer les ruptures de stock. Le résultat net de toutes ces améliorations est nettement constaté sur la ligne de front – là où le personnel de vente au détail est libéré de ses fonctions de gestion des stocks et de marchandisage (merchandising) pour faire place à son travail principal : celui de servir le client. Ainsi, la vente au détail optimisé «Lean Retail» - comme pour tous les autres secteurs - place le client au premier rang. En donnant un meilleur service i.e. mieux personnalisé l'aspect de vente au détail optimisé «Lean Retail».

 

À qui revient cette lourde tâche, dans un contexte de franchise?

 

Tel que nous avons décrit précédemment, la bonne gestion des stocks est cruciale pour la croissance de l'entreprise. Tout comme le flux de trésorerie, le stock de marchandise peut aider l'entreprise à croitre ou avoir l'effet inverse sur ses bénéfices. La gestion des stocks fait partie de ce processus. Une bonne gestion des stocks permet d'économiser de l'argent de plusieurs façons, soient :

 

Évitez la détérioration

Si un produit portant une date d’expiration doit être vendu, tels que de la nourriture, des produits cosmétiques ou des médicaments, pour ne nommer que ceux-là, il y a de fortes chances que des problèmes surviennent si le produit n'est pas vendu à temps. La gestion de l'inventaire permet d'éviter toute détérioration inutile.

 

Évitez le stock mort

Le stock mort est un stock qui ne peut plus être vendu, mais pas nécessairement parce qu'il a expiré. Il peut s'agir de marchandise qui n'a pas été vendue à la fin d'une saison ou à la période où elle doit être vendue (ex. : les produits saisonniers qui n'auraient pu sortir à la fin de la saison à laquelle ils sont destinés (Noël, Halloween, stock d'été, stock d'hiver, jardinage, BBQ, etc.) ou devenir autrement non pertinents. Avec une meilleure gestion de l'inventaire, l'on peut éviter les stocks morts.

 

Économisez sur les coûts de stockage

L'entreposage est souvent un coût variable, ce qui signifie qu'il fluctue en fonction de la quantité de produits que l'on stockque. Lorsque l'on stockque trop de produits en même temps ou que l'on se retrouve avec un produit difficile à vendre, le coût de stockage augmentera. Dans un pareil cas, il faut éviter une telle situation afin de réduire au minimum le coût du stockage. En d’autres termes, il vaut mieux vendre ce produit au coût ou, à la rigueur, en bas du coût, plutôt que de stocker la marchandise jusqu'à l’année suivante.

 

En gestion, en comptabilité et en finance, nous étudions que la bonne gestion des stocks améliore les flux de trésorerie. Par ailleurs, il faut garder à l'esprit que le stock est un produit qu'il faut probablement payer en 30 jours ou à la rigueur en 45 jours ou, sinon il faut le financer à même sa ligne de crédit jusqu'à un pourcentage allant de 50% à 60% (mais que s'il est stocké dans l'entrepôt, cela affectera la marge bénéficiaire brute et du même fait empêchera ainsi d'utiliser cette marge pour acheter d'autres produits qui génèrent des revenus supplémentaires par la rotation des stocks de tels produits.

 

C'est pourquoi il est important de gérer convenablement les stocks de produits car ils affectent à la fois les ventes et les coûts appropriés des stocks (en dictant combien il faut vendre), et les coûts appropriés (en dictant ce qu'il faut acheter). Ces deux facteurs influent grandement les flux de trésorerie.

 

Ce qui confirme que lorsque l'on dispose d'un système d'inventaire solide, l'on peut calculer avec précision quelle quantité de produits doit être maintenue en fonction des ventes. Du coup, ceci permet de prévoir quand il y aura un manque de stocks pour s'assurer de le remplacer à temps. Non seulement cela assure de ne pas perdre de ventes (ce qui est essentiel pour les flux de trésorerie), mais cela aide également à planifier d'avance pour acheter plus afin de s'assurer d’une meilleure rotation des stocks générant ainsi plus de bénéfices.

 

C'est à ce moment que le rôle du franchiseur entre en ligne de compte. Il va analyser ses unités pilotes afin de développer les outils de gestion, ainsi que les techniques permettant de ressortir les marges bénéficiaires en décomposant les niveaux de stocks selon les différentes unités de gestion des stocks ; ou SKU permettant par exemple, de déterminer la rentabilité des T-shirts bleu, blanc, rouge et de tailles petites, moyennes, grandes, extra larges, etc. De plus, les fabricants mélangent et assortissent leur stock en allouant un code d'identification de produits et de services pour un magasin ou un produit. Ce code est souvent représenté par un code à barres lisible par machine, ce qui permet de suivre l'article dans l'inventaire afin de maximiser les ventes et personnaliser un assortiment pour différentes régions ou d'autres zones de marché.

 

Tel que décrit précédemment, le franchiseur avec l'aide du fabricant, peut établir des niveaux de stocks pour aider le franchisé à rentabiliser son niveau de stocks. En outre, le franchiseur extrait des renseignements de ses unités pilote afin de ressortir les statistiques qui lui sont disponibles à même la base de données des caisses électroniques. Ceci dit, le franchiseur offrira au franchisé les outils de gestion et de comparaison l'aidant ainsi à établir son niveau minimum et maximum de stocks que le franchisé devra maintenir afin de rentabiliser son exploitation de manière saine et profitable.

 

En contrepartie, le franchisé de son côté devra à son tour appliquer de telles informations afin de suivre ses opérations de manière éclairée.

 

Pour cela, il existe huit techniques de gestion des stocks qui nous indiquent que :

 

La gestion des stocks est une partie hautement personnalisable des affaires. Le système optimal est différent pour chaque entreprise. Cependant, chaque entreprise devrait s'efforcer d'éliminer autant que possible les erreurs humaines de la gestion des stocks. Cela signifie prendre avantage des logiciels de gestion des stocks. Si l'entreprise possède des logiciels intégrés, cela permettra d'analyser les différents niveaux d'inventaire qu'il faut maintenir et du même fait aidera à améliorer le flux de trésorerie, pour ce, il faut :

 

  1. Définir les niveaux de Système d'inventaire au niveau PAR i.e. suivi des stocks par article en temps réel, contrôle des accès et surveillance au moyen de capteurs (PAR level inventory system). Faciliter la gestion des stocks en définissant des « niveaux PAR »" pour chacun des produits. Les niveaux de PAR représentent la quantité minimale de produits qui doivent être disponibles en tout temps. Lorsque le stock atteint un niveau prédéterminé, un bon de commande est généré indiquant qu'il est temps de commander ce produit. Idéalement, ce rapport, généralement indiquera la quantité minimale à commander. Les niveaux de PAR varient selon le produit en fonction de la rapidité avec laquelle l'article se vend et du temps qu'il faut pour revenir en stock.

 

Bien que cela nécessite un peu de recherche et de prise de décision à l'avance, la mise en place de niveaux systématisera le processus de commande. Non seulement cela aidera le gestionnaire franchisé à prendre des décisions plus rapidement, mais cela permettra à son personnel de prendre des décisions en proactive.

 

Rappelons-nous que les conditions changent avec le temps. Ceci veut dire qu'il faut vérifier le niveau des stocks à quelques reprises tout au long de l'année pour confirmer qu'ils ont encore du sens. Si le contexte économique ou celui du marché changent entre-temps, il faudra alors ajuster le niveau de PAR à la hausse ou à la baisse.

 

  1. La méthode d'évaluation du stock

Le franchiseur déterminera la méthode d'évaluation du stock qui s'adapte le mieux au contexte de son concept qui peut être, notamment : La méthode du premier entré, premier sorti PEPS (Fifo) ; la méthode du dernier entré, premier sorti (Lifo) ou la méthode du coût moyen pondéré. Ces méthodes font partie intégrante de la gestion des stocks.

 

La contre partie sera sur les épaules du franchisé qui devra organiser non seulement son espace de vente mais aussi son entrepôt de manière structurée.

 

  1. Gérer les relations

Un autre élément faisant partie de la bonne gestion des stocks consiste à pouvoir s'adapter rapidement. En d'autres termes, il ne faut pas attendre qu'un article soit obsolète pour faire place à un nouveau produit, mais plutôt résoudre le problème à la source (i.e. vendre le produit à rabais) au lieu de la garder jusqu'à l’année suivante.

 

En outre, il est plus facile de se réapprovisionner rapidement en nouveaux produits qui seront vendus plus facilement. Dans un tel cas, la relation privilégiée que le franchiseur et son réseau ont établi avec les fournisseurs accrédités de recevoir la marchandise en appliquant la théorie du juste à temps (Just in time). Cette méthode réduit le gaspillage en fournissant des pièces uniquement au fur et à mesure que le processus l'exige.

 

En particulier, cette bonne relation qui a été établie entre le franchiseur et son réseau avec ces fournisseurs permettent de plus, à s'approvisionner en produits tout au long du processus d'achat en permettant d'obtenir des quantités minimales qui ont été déjà négociés préalablement. Par ailleurs, la méthode du juste à temps permettra au franchisé de ne pas avoir à cumuler un inventaire excessif de produits.

 

Dans un autre point de vue, le franchisé de son côté devra non seulement garder cette bonne relation avec les fournisseurs, mais de plus, garder une ligne ouverte de communication avec ces derniers. Ce qui sous entend que le franchiseur devra informer à son tour les fournisseurs lorsqu'il prévoit une augmentation des ventes afin qu'il puisse ajuster la production. En plus de leur demander de l'informer lorsqu'un produit est en retard afin qu'il puisse réagir en retirant de ses promotions le produit en question ou de chercher un produit de remplacement temporaire.

 

  1. Plan d'urgence

De nombreux problèmes peuvent surgir relativement à la gestion des stocks. Ces types de problèmes peuvent paralyser l’entreprise qui est mal préparée. Nous retrouvons, de tels exemples lorsque :

 

  • le pic de ventes a été mal planifié et de façon inattendue et qu'il y a eu une surexploitation des stocks ;
  • l’on rencontre un déficit de trésorerie et l'on ne peut payer pour le produit dont le franchisé a désespérément besoin ;
  • l'entrepôt est surchargé de stock mort et qu'il n'y a pas assez d'espace pour répondre au pic saisonnier de ventes ;
  • l’on commet une erreur dans le calcul de l'inventaire ce qui signifie que l'on a moins de produits que l’on croyait ;
  • un produit est long à bouger et qu’il prend tout l'espace de stockage requis ;
  • le fabricant est à court de produits et que le franchisé avait des commandes à remplir ;
  • le fabricant interrompt les produits sans avertissement.

 

Ce n'est pas une question de savoir si des problèmes surviennent, mais plutôt quand surviendront-ils. Le franchiseur teste et valide le concept afin de contrer de telles situations et analyse les niveaux de risques dans chacune de ses unités pilotes, pour qu'il puisse ensuite dupliquer son concept en franchise. En outre, il va inclure dans ses cours de formation les divers plans d'urgence auxquels les franchisés devront faire face tout au long de leur exploitation.

 

  • Comment faut-il réagir ?
  • Quelles mesures faut-il prendre pour résoudre de tels problèmes?
  • Quelle incidence cela aurait-il sur d'autres franchisés faisant partie du réseau?

 

Un tel exercice sous-entend que les relations doivent être solides et bien établies durant toute la durée de l'exploitation entre le franchiseur et son réseau de franchisés ainsi que les fournisseurs.

 

  1. Audit régulier

La réconciliation des niveaux des stocks doit être effectuée régulièrement car elle est vitale. Dans la plupart des cas, des logiciels et des rapports ont déjà été développés par le franchiseur et soumis au franchisé pour qu'il puisse s'adapter aux diverses situations qu'il rencontrera au cours de son exploitation, ce qui lui assurera une gestion saine et rentable. Pour faire cela, plusieurs méthodes existent :

 

Inventaire physique

Un inventaire physique des stocks devra être effectué tout au cours de l'année et non attendre à la fin de l'année, car dans un pareil cas, il est trop tard pour faire les ajustements qui s'imposent. Bien que les inventaires physiques ne soient généralement effectués qu'une fois par an, ils peuvent être très perturbants pour l'entreprise, s'il faut identifier un problème qui aurait pu être résolu si un tel inventaire avait eu lieu plus tôt.

 

Vérification ponctuelle

Malgré la bonne volonté du franchiseur d'établir des systèmes et des méthodes d'analyse de niveau d'inventaire, chaque établissement diffère d'une région à une autre. Cela veut dire que la responsabilité du franchisé entrera en ligne de compte. Ce dernier devra effectuer une vérification ponctuelle tout au long de l'année afin d'adapter son niveau optimal des stocks. Cela signifie simplement que le franchisé devra choisir un produit, en faire le décompte physique, comparer le nombre à ce qu'il est censé être et faire les ajustements qui s’imposent. Cela lui permettra de repérer les produits problématiques au moment opportun.

 

Décompte cyclique

Cette méthode consiste qu’au lieu de faire un inventaire physique complet, certaines entreprises utilisent le comptage cyclique pour vérifier son inventaire. Plutôt que d'effectuer un décompte complet à la fin de l'année, le comptage cyclique répartit le rapprochement tout au long de l'année. Chaque produit est contrôlé selon un horaire rotatif. Il existe différentes méthodes pour déterminer quels éléments compter, à quel moment les compter, mais, de manière générale les éléments de valeur plus élevée seront comptés plus fréquemment.

 

  1. Prioriser avec la méthode ABC

Certains produits nécessitent plus d'attention que d'autres. Utiliser la méthode « d'analyse ABC » pour hiérarchiser la gestion de l'inventaire assure l'optimisation du stock pour garder les coûts sous contrôle dans la chaîne logistique. Il s'agit de diviser les items en trois catégories, A, B, et C. Séparer les produits exigent beaucoup d'attention de ceux qui n'en ont pas. Pour ce faire, il faut parcourir la liste de produits et ajouter chaque produit à l'une des trois catégories suivantes :

A - produits de haute valeur avec une faible fréquence de vente ;

B - produits à valeur modérée avec une fréquence de vente modérée ;

C - produits de faible valeur avec une fréquence de vente élevée.

 

Les articles de la catégorie A nécessitent une attention régulière car leur impact financier est important mais les ventes sont imprévisibles. Les articles de la catégorie C nécessitent moins de surveillance, car ils ont un impact financier plus faible et ils se renouvellent constamment. Les objets de la catégorie B se situent quelque part entre les deux.

 

  1. Prévision précise

Une bonne partie de la bonne gestion des stocks revient à prédire la demande avec le plus de précisions possible. Il ne faut surtout pas se méprendre. Il y a tellement de variables impliquées que l'on ne peut jamais savoir exactement ce qui s'en vient, mais il faut quand même se rapprocher de la réalité autant que possible. Nous retrouvons ci-dessous quelques éléments à prendre en ligne de compte lorsqu'il faut projeter les ventes futures :

 

  • Tendances du marché tenant compte de :
  • la tendance de la consommation qui est déterminée par les habitudes ou les comportements actuellement populaires des consommateurs ;
  • des données collectées sur les tendances comprenant les informations telles que la manière dont le consommateur utilise un produit et la façon dont il le communique à propos d'une marque avec ses groupes sociaux ;
  • la tendance des consommateurs à venir.
  • les ventes de l'année précédente au cours de la même période ;
  • le taux de croissance de cette année par rapport à l'an dernier ;
  • les ventes garanties ou de contrats et d'abonnements dans un club sportif et récréatif ;
  • la saisonnalité et l'économie globale ;
  • les promotions à venir ;
  • les dépenses publicitaires planifiées.

 

  1. Envisager la livraison directe (Dropshipping)

La livraison directe (Drop shipping) est vraiment un scénario idéal du point de vue de la gestion des stocks. Au lieu de détenir un inventaire et à expédier des produits soi-même, que ce soit en interne ou par le biais d'une logistique de tiers, le fabricant ou le grossiste s'en occupe pour l'entreprise. Cette méthode est utilisée par Amazone. Fondamentalement, l'on supprime complètement la gestion des stocks de l'entreprise.

 

Beaucoup de grossistes et de fabricants offrent la livraison directe comme un service faisant partie de leur entente avec un réseau de franchise. Bien que les produits puissent coûter un peu plus cher de cette façon que dans le cas des commandes groupées, l'entreprise n'a pas à se soucier des dépenses liées à la gestion de l'inventaire, du stockage et de l'exécution.

 

En conclusion, malgré que chaque entreprise diffère l'une de l'autre, il n'en existe pas moins que la gestion des stocks consiste à planifier et à mettre en œuvre une méthode pour maximiser la rentabilité. Une bonne gestion de stocks consiste à avoir la quantité nécessaire au bon moment. Il s'agit de choisir les bonnes techniques de gestion des stocks offert par le franchiseur pour que le franchisé puisse les mettre en œuvre dans son exploitation d'une façon saine et rentable.

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