Déceler et prévenir la fraude dans une franchise !

Déceler et prévenir la fraude dans une franchise !

Dans le cadre de mon travail, je discute souvent avec des franchiseurs émergents et une question qui revient de façon récurrente est « Comment puis-je m’assurer de recevoir les redevances qui me sont dues? ».  Cette question peut être attaquée de deux points de vue : premièrement, comment s’assurer que le franchisé déclare les bons montants et, deuxièmement, comment s’assurer d’être payé à temps. Cet article ce concentre sur ce premier point.

Des franchisés cachotiers

Tous les franchiseurs espèrent que les franchisés qu’ils ont sélectionnés seront honnêtes. Toutefois, la nature humaine fait qu’il est prévisible que certains franchisés aient éventuellement un comportement malhonnête et les franchiseurs doivent prévoir le coup. La majorité des franchiseurs demandent des redevances sur les ventes et les franchisés malhonnêtes useront différentes tactiques pour déclarer un montant de ventes réduit. Évidemment, ces franchisés ne sont que des exceptions, mais les franchiseurs se doivent d’être prévoyants.

Tactique 1 : Simplement déclarer un faux montant

Lorsqu’aucun système logiciel centralisé n’est en place dans une franchise, les franchisés peuvent simplement déclarer de faux montants au franchiseur. Cette tactique peut facilement être contrée par un système qui déclare automatiquement les ventes au franchiseur plutôt qu’attendre les déclarations du franchisé.

 Tactique 2 : Transactions annulées

Lorsqu’un système logiciel est en place, les franchisés astucieux réalisent rapidement qu’ils n’auront pas à payer de royautés sur une transaction lorsque celle-ci est remboursée. Par conséquent, certains effectuent de faux remboursements dans le système. Par ailleurs, si le client ne demande pas de reçu, ils peuvent laisser la transaction en attente et simplement l’annuler lorsque le client a remis son paiement. Ces stratégies sont plus difficiles à déceler, mais un bon système logiciel permettra d’évaluer le taux de remboursement et d’annulation de transactions et de le comparer entre les différents franchisés. Il devient donc simple de trouver les franchisés qui ont un comportement anormal.

Tactique 3 : Achats chez des fournisseurs non permis

Certains franchisés se procurent de l’inventaire chez des fournisseurs non autorisés et ne déclarent pas ces ventes au franchiseur. Des visites périodiques inattendues chez le franchisé permettent facilement de révéler cette tactique.

Tactique 4 : Système parallèle

Puisqu’un système logiciel centralisé donne des outils au franchiseur pour déceler la fraude, certains franchisés optent d’avoir un système de ventes en parallèle à celui qui est employé par le franchiseur. En effectuant un certain pourcentage des transactions sur ce deuxième système qu’il est le seul à contrôler, le franchisé dissimule donc ses activités. Un franchiseur averti peu déceler cette situation en utilisant deux stratégies complémentaires.

Premièrement, le franchiseur devrait obtenir copie des commandes envoyées aux fournisseurs. En ayant ces données en main, le franchiseur peut effectuer une corrélation entre les ventes et les achats. Les ventes sur un système parallèle deviennent donc plus évidentes et peuvent être automatiquement visualisées par un bon logiciel de gestion de  franchise. De plus, ces outils permettent aussi de comprendre les problèmes de gestion d’inventaire  (inventaire volé par des clients ou un employé, inventaire périssable devant être jeté dû à une mauvaise planification des commandes).

Deuxièmement, plusieurs franchiseurs peuvent implicitement empêcher l’utilisation de systèmes parallèles en offrant une certaine valeur ajoutée aux clients seulement si la transaction est effectuée par le système logiciel autorisé. Par exemple, un franchiseur dans le domaine de la formation peut contrôler l’émission de diplômes/certificats de façon centralisée. Sans effectuer de vente dans le système, le client n’obtiendrait pas une preuve légitime de sa formation. Pour d’autres types de franchises, la valeur ajoutée se retrouve sur le site web du franchiseur ou par un programme de cartes cadeau centralisé. Comme chaque franchise est unique, il faut user de créativité pour trouver l’élément qui remet le contrôle entre les mains du franchiseur.

Conclusion

De façon générale, le franchiseur peut déceler et prévenir la fraude dans sa franchise grâce à un bon logiciel de gestion de franchise.  Plus il obtient d’information de façon automatique, moins il est vulnérable. Malgré que cet article se concentre sur les aspects plus négatifs pouvant être évités par une surveillance étroite, il est important de rappeler que ces bénéfices ne sont pas l’objectif principal d’un bon système de gestion de franchise mais bien une conséquence.

En effet, les franchisés honnêtes tirent aussi profit du système de gestion. Par exemple, ces logiciels mettent des outils à la disposition des franchisés pour mieux gérer leur inventaire, augmentant ainsi leur profitabilité. Il est important de se rappeler qu’un franchiseur impliqué demeure un élément clé de la croissance d’un système de franchises.

Jason Kealey

 

Jason Kealey

À propos de Jason Kealey

Jason n’est pas étranger aux affaires, ayant fondé sa propre compagnie de développement web en 1999. Depuis, Jason est impliqué dans d’innombrables projets de développement de logiciels pour les franchiseurs et autres PME, tel que la résolution de problèmes dans la gestion de chaîne d’approvisionnement, l’expédition juste à temps à partir d’entrepôts en sous-traitance, l’optimisation et le support opérationnel de magasin au détail, la gestion des relations clients et de franchisés potentiels, le commerce électronique ainsi que l’apprentissage en ligne. Jason possède un baccalauréat en génie logiciel ainsi qu’une maîtrise en informatique, spécialisée en ingénierie des exigences de l’Université d’Ottawa. De plus, Jason est le principal contributeur à JUCMNav, un outil graphique utilisé par des professionnels ainsi qu’en enseignement de l’ingénierie des exigences.

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