l’utilisation du courrier électronique : quelques bonnes pratiques à retenir
L’utilisation du courrier électronique a connu une croissance exponentielle ces dernières années. Toutefois, alors que les entreprises ont concentré leurs efforts principalement sur la sécurité dans l’utilisation de ce moyen de communication, d’autres aspects peuvent avoir été négligés, notamment la formation sur l’utilisation du courrier électronique. Les entreprises auraient donc intérêt à développer des programmes visant à former leurs employés sur l’utilisation du courrier électronique de façon à adopter les meilleures pratiques en la matière.
Formation et utilisation
Avant de développer un programme de formation sur le courrier électronique, les entreprises devraient mettre en place une politique écrite d’utilisation du courrier électronique distribuée à tous les employés. Chaque employé devrait également signer une reconnaissance qu’il a reçu une copie écrite de cette politique. La politique devrait prévoir entre autres :
Ø L’utilisation appropriée du courrier électronique;
Ø Qu’il n’y a aucune expectative de protection de la vie privée dans l’utilisation du courrier électronique;
Ø Que le courrier électronique est destiné à une utilisation d’affaires;
Ø Que le courrier électronique ne peut être utilisé pour des fins illégales (par exemple le jeu, la violation de marques de commerce ou de droit d’auteur ou encore la violation de la législation sur les valeurs mobilières);
Ø Que le courrier électronique ne peut être utilisé pour menacer, diffamer ou s’introduire dans la vie privée d’un autre; et
Ø Les conséquences de l’utilisation inappropriée du courrier électronique.
Tel que mentionné ci-avant, une politique d’utilisation du courrier électronique devrait spécifier ce qui est acceptable. Il est toutefois improbable que l’utilisation des courriels pour des fins personnelles puisse être empêchée. De plus, compte tenu des heures de travail diversifiées de nombreuses personnes, l’utilisation du courriel par des employés pour des fins personnelles peut néanmoins être considérée acceptable ou tolérée pour fins de communication avec les membres de leur famille lorsque nécessaire. Une politique de courrier électronique devrait également être conçue pour prévenir la perte ou le vol d’informations personnelles ou de propriété intellectuelle. Enfin, pour qu’une politique de courrier électronique soit efficace, elle doit être appliquée. Un franchiseur ou un franchisé devrait assigner une ou plusieurs personnes pour surveiller le respect de la politique de courrier électronique. Également, l’application d’une politique de courrier électronique ne devrait pas être laissée à la surveillance d’une seule personne.
Quant à la formation, les franchiseurs et les franchisés devront décider si telle formation se fait à l’interne ou à l’externe. Ceci dépendra généralement des ressources disponibles. Si un franchiseur ou un franchisé décide d’utiliser des ressources extérieures, il existe de nombreuses entreprises spécialisées dans ce domaine. La fréquence de la formation devrait également être considérée. Typiquement, la formation est donnée lors de la formation générale initiale d’un employé. Cependant, il peut être approprié d’offrir des séances de formation subséquentes notamment lorsque des changements au système de courrier électronique surviennent. Les sujets suivants devraient être couverts lors de séances de formation :
Ø L’étiquette à suivre en matière d’utilisation du courrier électronique;
Ø L’absence d’expectative de protection de la vie privée dans l’utilisation du courrier électronique;
Ø La possibilité de rétention du courrier électronique; et
Ø Les sanctions pour l’utilisation inappropriée du courrier électronique.
Les franchiseurs et les franchisés devraient également considérer la possibilité de faire des suivis sur la politique et l’étiquette notamment par des envois ou publications sur des sites Intranet ou sur l’affichage corporatif interne. Également, des rappels périodiques concernant un sujet de formation ou d’étiquette devraient être envoyés par courriel. Peu importe la manière choisie, les franchiseurs et les franchisés seront bien servis de rappeler régulièrement les règles d’étiquette en matière de courrier électronique.
étiquette en matière de courrier électronique
Une foule de conseils en matière de courrier électronique existent. En voici un certain nombre.
Ø Vérifier l’adresse électronique;
Ø Vérifier l’orthographe et la grammaire;
Ø Être concis;
Ø Utiliser un objet descriptif dans l’en-tête du courriel;
Ø Répondre promptement aux courriels;
Ø Utiliser le « BCC » (copie conforme voilée) lorsqu’approprié;
Ø Éviter l’utilisation de « toutes majuscules »;
Ø Utiliser le bouton « répondre à tous » avec discernement;
Ø Relire un courriel avant de l’envoyer;
Ø Éviter l’humour et les blagues;
Ø Faire attention aux erreurs dans les documents attachés;
Ø Éviter d’ouvrir des documents attachés inconnus;
Ø Créer une signature;
Ø Évaluer l’opportunité de faire suivre un courriel;
Ø Un courriel n’est pas privé;
Ø Ne pas envoyer de courriel lorsqu’on est en colère;
Ø Considérer un appel téléphonique ou une réunion en personne en lieu et place d’un courriel.
Conclusion
L’utilisation du courrier électronique est devenue très répandue dans le domaine des affaires. Une bonne formation dans l’utilisation du courrier électronique et de l’étiquette en la matière permettra de maximiser l’utilité et l’efficacité de ce moyen de communication privilégié. Franchiseurs et franchisés ont donc intérêt à consacrer les ressources nécessaires pour former leur personnel afin de tirer tous les avantages que procurent l’utilisation du courrier électronique.
Stéphane Teasdale, avocat
